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社会人経験をある程度つんでくると会議に悩まされる人が増えてきますよね。かく言う私も会議にとられる時間が長すぎて、考察や作業が進まず辟易としたことが何度もあります。しかし、仕事を進めていく上で会議は決して避けることができないものです。また、上席になればなるほど就労時間の中の多くを占めるものですから、この会議を効率化しないと自分の成果も大きく減少していしまいます。よって、会議をうまくこなせる様になることは社会人としては不可欠なスキルといえますので、私なりに色々と考えて工夫してきました。今回は、そうした経験を通じた中で、自分なりに会得してきた会議運営のコツをかいてみたいと思います。私が会議を運営する腕でもっとも大切だと考えているのは、以下の３つの限定を厳格に行うことです。（１）目的を限定する（２）時間を限定する（３）参加者を限定する（１）は、何のための会議かを明確にして、それ以外は一切扱わないということです。これが実は一番難しく大切なのことです。ここをあいまいにすると、時間もずるずると長くなり、結論も分からなくなり、もしかして必要かもしれない？と考えて不要な参加者が増えていきます。次に（２）ですが、後ろを決めない会議は最悪です。何時になったら絶対に終わるとなると、なんとしても終わらせようと努力するようになります。また副作用として、参加者は事前に考えてくるようになりますし、遅刻が減ります。次は（３）ですが、会議にはその会議を進める上で不可欠な情報、意見、決定意思と権限を持っている人だけを呼びましょう。この中では特に意見と意思が大切です。これがない人は会議で空気のような存在になり、毒にこそなれ薬には決してなりません。しかし、この（３）は運用上一番トラブルになる限定です。私などは会議が大嫌いな人なので、とても不思議なのですが、世の中には「会議の場にいること」が大好きな人がいます。最悪なのは、意見も意思もないのに会議に呼ばれないと大切だと思われてないと誤解する人です。こうした人を会議の呼ばないと「どうして僕は呼ばれてないの？？」と大騒ぎします。だからといって、呼ぶと会議を終わらせるインセンティブが弱いためコメンテーター化して会議の進行を遅延させますし、意見を求められると逆に怒るだけで、質的貢献もしません。結果、まずその人の時間が無駄になります。さらに、無駄に会議を長引かせて会議参加者全員の時間を無駄にします。前者は自己責任で済ませられますが、後者はそうはいきません。ここはひとつ、会議主催者としてがんばりましょう。最後に、自分が主催しない会議で、自分の時間を無駄にされないコツも書いておきましょう。それは、自分が不可欠なもの、若しくは「決める」会議以外はできるだけ参加をしないことです。実際、私は部下に呼ばれた会議でも、できるだけ参加しないようにしていました。私は「売り上げに大きな影響がある内容の判断のときだけで呼んでください。決めます。」「議論が紛糾して決まらないなどのトラブルが発生したら呼んでください。解決します。」と繰り返し言っていました。以上、簡単でしたが、少しでも参考になれば幸いです。

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